Обучение пользователей – один из ключевых факторов успеха внедрения МИС

Один из важнейших этапов развертывания проекта по внедрению региональной медицинской информационной системы заключается в обучении персонала работе с ней. От качественно организованного и проведенного обучения зависит, станет внедренная система удобным инструментом или невыносимым бременем. Как сделать этот процесс максимально эффективным и наименее трудоемким, какие способы ознакомления с системой применяются, рассказывает директор департамента внедрения «РТ МИС» Елена Мякшина.

– Елена Викторовна, вы более десяти лет занимаетесь вопросами внедрения медицинской информационной системы, участвовали в создании учебного центра компании «СВАН». Изменились ли за прошедшие годы подходы к обучению пользователей?

– Первые шаги нашего учебного центра были связаны с внедрением электронных медицинских карт пациентов. Тогда казалось, что эту функциональность могут освоить единицы врачей, и никто не мог предположить, что в недалеком будущем персональный компьютер станет ежедневным рабочим инструментом большинства сотрудников медоргани заций.

Современные технологии существенно изменили нашу жизнь и открыли перед нами новые возможности. Кажется, еще совсем недавно наше взаимодействие проходило в формате личных встреч, мы общались по Skype небольшими группами. С появлением новых форм коммуникаций информация стала оперативно поступать к пользователю по другим каналам: вебинарам, аудио- и видеозаписям, марафонам в соцсетях, консультациям в чатах и другим.

Десять лет назад основная работа в медицинской информационной системе (МИС) заключалась в занесении учетных документов для формирования реестров-­счетов. Сегодня МИС представляет собой целую экосистему, охватывающую все разделы оказания медицинской помощи.

Внедрение новой МИС – сложный процесс, и без объединенных усилий трех сторон – разработчиков системы, администрации медорганизации и медицинского персонала – успешного результата не достичь. Какой бы функциональной ни была МИС, ее встраивание в повседневную работу должно быть максимально безболезненным.

Елена Мякшина

Директор департамента внедрения «РТ МИС»

– Кто, на ваш взгляд, должен обучать медицинский персонал работе в МИС?

– Такой вопрос недавно прозвучал в рамках Международного конгресса «Информационные технологии в медицине», и мы с коллегами активно его обсуждали. На мой взгляд, внедрять, а значит, встраивать медицинскую информационную систему в бизнес-процессы медорганизации должны специалисты компании-разработчика. Именно поэтому в «РТ МИС» создан учебный центр.

У нас работают преподаватели информационных технологий, методисты вузов, бывшие специалис­ты медицинских организаций. С одной стороны, они отлично осваива­ют функциональность ЕЦП.МИС, с другой – владеют компетенциями в области методологии и педагогики. Наши преподаватели не просто показывают, где какую кнопку нажать, но и объясняют логику бизнес-процессов, рассказывают о плюсах использования цифровых решений.

– Как происходит процесс обучения пользователей на этапе внедрения системы? Какие задачи приходится решать при организации этого процесса?

– Внедрение новой МИС – сложный процесс, и без объединенных усилий трех сторон – разработчиков системы, администрации медорганизации и медицинского персонала – успешного результата не достичь. Какой бы функциональной ни была МИС, ее встраивание в повседневную работу должно быть максимально безболезненным.

При внедрении МИС специалисты нашего учебного центра приезжают в регион и работают по плану, заранее согласованному с местными минздравом, медицинским информационно-аналитическим центром, главными врачами, пользователями системы. Мы должны предварительно изучить особенности и специфику каждой медорганизации.

Никакой необходимости в создании на местах специальных условий для проведения инструктажа нет. Как правило, сначала мы организуем вводную встречу, на которой «внедренцы» знакомят персонал с системой. Затем осуществляется ознакомление со всеми ее практическими особенностями и нюансами. В среднем на обучение одного медработника выделяется полтора-два часа. Если в медорганизации подготовлен небольшой кабинет, например, с пятью компьютерами, могут одновременно проходить обучение несколько пользователей. Но все-таки специалисты учебного центра чаще занимаются персонально с каждым работником.

– Нередко специалисты учебного центра сталкиваются с сопротивлением персонала переменам. Как вы преодолеваете подобные трудности? Сколько времени занимает процесс внедрения системы в регионе?

– В преодолении сопротивления персонала помогает индивидуальный подход к каждому человеку и кропотливая системная работа. При внедрении системы в регион, как правило, выезжают 15-20 наших специалистов, а 20-25 – работают в проекте в дистанционном формате: ведут задачи, делают настройки.

Процесс внедрения зависит от размеров и количества медорганизаций. Его продолжительность обычно составляет от двух недель до двух месяцев. В целом адаптационный период занимает от трех месяцев до полугода.

– Какие условия необходимо создать для успешного внедрения системы в регионе?

– В процессе развертывания системы важно все: и вовлеченность руководителей здравоохранения региона, и персональная ответственность главных врачей, и оснащенность автоматизированных рабочих мест (АРМ). Конечно, нужно обеспечить достаточное количество нашего внедренческого персонала и выделить время на проведение обучения пользователей на местах.

– Какие факторы влияют на полноту использования МИС?

– Чтобы функциональность системы использовалась полностью, важны и желание, и понимание того, что МИС – это ежедневный прикладной рабочий инструмент. Наша многолетняя практика обучения медперсонала показывает, что, если врач заинтересован и вовлечен в учебный процесс, МИС становится для него надежным помощником. Такие специалисты продолжают знакомиться с функциональностью системы самостоятельно, изучают инструкции, посещают открытые вебинары, задают вопросы, формируют заявки на обучение через МИАЦ своего региона.

– Относительно недавно ваша компания начала применять новую схему процесса внедрения. Расскажите, пожалуйста, в чем состоит ее особенность и в каких регионах она уже реализована.

– Согласно новой схеме, сначала реализуется регламентирующий этап, на котором определяется уровень и профиль медорганизации. Затем проводится внешний аудит, согласовываются настройки и формы отчетности. На этом этапе сопоставляются реальные процессы медицинской организации и возможности системы.

Следующие этапы – обучение медперсонала, тестирование и аудит результатов внедрения системы в конкретной медицинской организации. При необходимости мы организовываем дополнительное обучение.