Как цифровые технологии сделали медпомощь доступнее

Иркутская область в 2022 году приняла решение о централизованном переходе от множества медицинских информационных систем (МИС) к единому решению. В этой связи особое место внедрение единой МИС занимает в крупных медицинских организациях. Прозрачность и управляемость процесса в таком случае становятся критически важными. Ясность целей, положительная динамика показателей внедрения и четкая организация способны значительно улучшить результат. О том, как внедрение единой региональной медицинской системы в больнице помогает решать насущные проблемы, рассказывают руководители Иркутской районной больницы: главный врач Анна Данилова, начальник отдела АСУ Виктор Токарев, заведующая лабораторией Екатерина Бакетова.

Расскажите немного об особенностях вашей больницы, с какого года вы работаете в единой медицинской информационной системе?

Анна Данилова: Подразделения Иркутской РБ находятся на разных удалениях от центра и друг от друга, поэтому у нас нет возможности контролировать работу каждого сотрудника ежедневно. Перед началом внедрения единой МИС мы навели порядок в структуре медицинской организации. Например, для того чтобы корректно работало расписание, его можно было открыть и тем самым обеспечить электронную запись пациента, мы упорядочили подразделения, здания, лицензии, кадры, обеспечили электронную подпись каждому врачу.

Виктор Токарев: Процесс внедрения «ЕЦП.МИС» начался в феврале 2022 года. Первые врачи в ней стали работать в июне 2022-го. Предыдущую информационную систему больница полноценно не использовала, поэтому врачам несложно было перестраиваться на новый интерфейс и другую функциональность.

CNews: Как развивалась цифровизация больницы? Что способствовало ее продвижению?

Виктор Токарев: Активное погружение больницы в цифровизацию началось с введением электронного больничного листа в период с 2017 по 2019 годы. А предпосылки к этому были заложены намного ранее.

Анна Данилова: Мы осознавали, что цифровизация здравоохранения — это государственная задача. Но на тот момент не понимали, как будет происходить внедрение, какие силы для этого потребуются. Поэтому искали информацию и изучали возможности новой МИС, рассматривали свои административные ресурсы, разбирались в нюансах.

Расскажите о том, как выстраивалась работа с коллективом при переходе на новую МИС?

Анна Данилова: Не все специалисты принимали переход на единую МИС. В ответ на аргументы звучали фразы: «не хотим, не будем, зачем это надо». Мы перепробовали различные методы знакомства медперсонала с системой. В первую очередь, создали демонстрационные материалы и рассылали их врачам. Затем организовали телеграм-чат с техподдержкой, куда врачи могли обращаться с любым техническим вопросом. Важно было подойти лично к каждому врачу. Да, можно бесконечно формировать приказы, заставлять их выполнять, рассказывать о преимуществах, но пока мы не подойдем и не покажем, как на деле работает система, весомых результатов не достигнем. В преодолении сопротивления у специалистов при внедрении любых новых продуктов помогает личная заинтересованность руководителя и команды единомышленников.

В преодолении сопротивления у специалистов при внедрении любых новых продуктов помогает личная заинтересованность руководителя и команды единомышленников.

Анна Данилова

Главный врач Иркутской районной больницы

Расскажите о техническом оснащении больницы. Сколько ИТ-специалистов у вас работает?

Виктор Токарев: Сегодня больницу обслуживают шесть ИТ-специалистов. Ситуация по техническому оснащению выглядит более-менее стабильно. По программе модернизации здравоохранения мы приобрели много оборудования. Однако старые компьютеры по-прежнему приходится использовать, при этом далеко не все из них «тянут» новые программные продукты. Мы старались распределить имеющиеся мощности в зависимости от загруженности: где у специалиста много задач, ставили современное оборудование, где поменьше — технику послабее.

Больница ежегодно «обрастает» новыми подразделениями, поэтому необходимо регулярно обновлять технические мощности. Недавно в составе Иркутской районной больницы открылась новая амбулатория, для которой потребовалось 15 новых компьютеров. Через два года планируется открытие двух новых поликлиник, которые также необходимо будет оснащать и настраивать.

Как вы решаете вопрос с техническими ошибками?

Виктор Токарев: Мы понимаем, что врачам неудобно составлять заявки и ждать ответа от техподдержки по несколько часов. В нашем телеграм-чате по решению технических вопросов они могут отправлять фото или скриншоты с ошибками. ИТ-специалисты больницы на исправление стандартных ошибок отводят от 5 до 15 минут. При возникновении нестандартной ошибки они заводят инциденты в систему контроля и управления функционированием (СКУФ).

Почему возникают погрешности при подписании документов?

Виктор Токарев: Проблемы с подписанием документов возникают в том числе и из-за ошибок в базе данных пациентов. В предыдущей информационной системе данные были сформированы плохо: например, сам пациент заведен, а его документы отсутствуют. При внедрении новой системы мы занялись тщательной проверкой базы данных. Буквально за полгода такой плодотворной работы мы подняли процент подписанных документов с 30 до 90.

Как вы мотивируете врача работать в МИС?

Анна Данилова: Когда обратили внимание, что врачи в системе работают, но при этом не подписывают документы электронной подписью, хотя она у всех получена, мы ввели в критерии оценки работы каждого врача показатель качества работы в ЕЦП. То есть соответствие созданных случаев в ЕЦП количеству случаев по данным реестров счетов на оплату за оказанные медуслуги. Таким образом, при подведении ежемесячных итогов работы у сотрудников возможно снижение баллов. Для врачей это стало финансовой мотивацией. Ситуация кардинально изменилась, при этом наказывать никого не пришлось.

Важнейшим побудительным мотивом для внедрения МИС является возможность быстрого получения информации. Так, для врача очень важно оперативно получать результаты диагностических исследований. Расскажите о вашем опыте организации функционирования лабораторий в единой системе. С какого периода «ЕЦП.ЛИС» работает в Иркутской области?

Екатерина Бакетова: Мы запустили «ЕЦП.ЛИС» в мае 2022 года. Поначалу персонал с подозрением относился к внедрению новой лабораторной информационной системы. Всем казалось, что это не навсегда и ее не использовали активно. Каждому сомневающемуся доктору лично объясняли, что внедрение инструмента облегчит работу, помогали ему адаптироваться. Командное убеждение в правильности выбранного вектора сыграло свою роль, недоверие было постепенно нивелировано.

При внедрении системы шли по пути масштабирования. Первоначально завели весь каталог услуг, каталог тестов, настроили удобный и понятный для работы интерфейс. Для себя сразу определили: результаты анализов вносим в ЕЦП и больше никуда их не дублируем. Таким образом, мы концентрируем оформление направлений через МИС в ЛИС и выдачу результатов — в обратном направлении.

Важная задача внедрения электронно-цифровых сервисов в здравоохранении — стандартизация. В результатах анализов мы заложили стандартные варианты формулировок, например, при ручных методиках диагностики, где нет количественных, а только качественные результаты. Для того чтобы доктор, получая результат от разных специалистов лаборатории, видел стандартизированный бланк ответа.

Анна Данилова: С введением системы мы получили единообразное направление и единообразный результат. Врачи перестали писать направления от руки и ждать ответы на бумажных носителях. Кроме того, результаты анализов перестали теряться.

Как выстроены бизнес-процессы по «ЕЦП.ЛИС» в Иркутской РБ? В чем уникальность вашего опыта?

Виктор Токарев: Изначально у нас было 14 подразделений, и в каждом из них мы сделали по пункту забора. Но спустя пару недель, поняли, что ошиблись. Мы оперативно поменяли логическую структуру больницы, перестроив систему на один пункт забора. Теперь врач, назначая исследование, не задумывается, какой пункт ему выбрать, ближе к месту проживания пациента, либо в соседнем селе, где он находится в данный момент. Таким образом, у нас работает центральная лаборатория и пять вспомогательных в подразделениях. Все специалисты находятся в одной службе КДЛ, видят все исследования и заявки и могут их исполнить.

Анна Данилова: Пациент не должен задумываться о том, в какой лаборатории ему сдать анализ, тем более быть привязанным к дате и времени его сдачи. Врач выписывает направление и это направление идентифицирует любой процедурный кабинет. Направление действительно две недели.

Екатерина Бакетова: Единая информационная система хороша тем, что все отчеты формируются в режиме реального времени и за короткий срок. Еженедельно мы формируем отчеты по количеству оформленных направлений и выполненных исследований, видим количество подписанных документов и формируем другие отчеты для мониторинга ситуации в целом. Всё прозрачно, наглядно, можно посмотреть в динамике. Вручную ничего считать не нужно.

При внедрении системы шли по пути масштабирования. Первоначально завели весь каталог услуг, каталог тестов, настроили удобный и понятный для работы интерфейс. Для себя сразу определили: результаты анализов вносим в ЕЦП и больше никуда их не дублируем.

Екатерина Бакетова

Заведующая лабораторией Иркутской районной больницы

Каких результатов удалось достичь при использовании единой медицинской информационной системы?

Виктор Токарев: Можем говорить о положительных тенденциях. Например, в январе 2023 года у нас было подписано и отправлено 13 266 структурированных электронных медицинских документов по лабораторным исследованиям, а в январе 2024 года эта цифра практически удвоилась, достигнув значения 24 090. Также за январь 2023 года в системе учета медицинской документации зарегистрировано 20267 электронных документов, а в январе 2024 году уже 139327. Дистанционная запись в январе 2023 года составляла 17715 посещений, а в 2024 году уже 29030. Всего за 2023 год зарегистрировано более 780 тысяч СЭМД.

Обмениваетесь ли вы опытом с коллегами из других медицинских организаций?

Анна Данилова: Да, на этапе внедрения мы выезжали в другие регионы, изучали примеры — это послужило существенным толчком к развитию и применению цифровых сервисов в своей медицинской организации.

Екатерина Бакетова: Активно делимся своей методикой работы в «ЕЦП.ЛИС» с коллегами. Для изучения нашего опыта к нам приезжали представители других иркутских лабораторий. Но интересно посмотреть, как организован современный процесс по работе данного направления в других областях, потому что сами идем методом проб и ошибок, а заглянуть на чужую кухню всегда любопытно.

Что посоветуете коллегам при внедрении МИС в медицинской организации?

Анна Данилова: Для того чтобы приступить к внедрению МИС в больнице, руководителям необходимо разобраться в деталях и принимать в процессе активное участие. Перекладывание ответственности на узкий круг специалистов не дает желаемого результата. Хорошо, когда в коллективе сформировалась команда энтузиастов, готовых двигать внедрение и применение системы во всем медицинском учреждении.

Виктор Токарев: ИТ-специалистам важно уметь вникать в медицинские бизнес-процессы, владеть медицинской терминологией, без этого будет сложно общаться с врачами и руководством больницы. Например, некоторые процессы нам приходилось адаптировать, потому что в ЕЦП они выстроены достаточно жестко, а в реальной жизни менее четкие. Необходимо реальность совместить с системной жесткостью, но при этом ничего не сломать.

Екатерина Бакетова: Очень важно тесное взаимодействие в коллективе, особенно среди руководителей структурных подразделений. Если каждый будет заниматься только своим направлением, это ограничивает скорость достижения общей цели.