Автоматизация бизнес-процессов экономит ресурсы и повышает эффективность работы

Ноябрьская центральная городская больница – крупное многопрофильное медучреждение третьего уровня. Она оказывает помощь взрослому и детскому населению городов Ноябрьск, Муравленко, Губкинский, Красноселькупского и Пуровского районов. Здесь трудится почти три тысячи человек. Большое внимание в больнице уделяется внедрению и развитию цифровых технологий.

О многолетнем опыте использования медицинской информационной системы, активном участии в пилотных проектах рассказывают главный врач Максим Зинин и главный аналитик Татьяна Сиротина — эксперты межрегионального форума «Арктика 2024. Здоровая цифровизация».

Максим Иванович, расскажите немного об особенностях вашей больницы, ее структуре.

Максим Зинин: Наша больница оказывает медпомощь в 65 отделениях. Численность прикрепленного населения — около ста тысяч человек. В структуре — дневной и круглосуточный стационары, перинатальный центр, поликлиники для взрослых и детей, стоматология, центр амбулаторной онкологической помощи, диагностические отделения и другие. Больница развернута в 28 корпусах, расположенных на разных удалениях друг от друга.

Какую медицинскую информационную систему начали использовать в работе первой, с чем взаимодействуете сейчас?

Татьяна Сиротина: В 2002 году в больнице началось внедрение первой медицинской информационной системы — «InfoMed». МИС имела дружественный интерфейс и на тот момент охватывала большое количество бизнес-процессов. Кроме того, разработчики системы предоставили нам карт-бланш: совместными усилиями мы дорабатывали систему под наши потребности, что являлось уникальным предложением на рынке.

Внедрение проводили поэтапно. Сначала запустили базу данных взрослой поликлиники и стали создавать амбулаторные талоны, через год к МИС был подключен стационар, а с 2007 года заработала база данных детской поликлиники.

В 2010 г. мы первыми в округе запустили электронную запись на прием к врачу через сайт больницы и установили инфоматы для самозаписи. Однако в 2014 г. был реализован окружной сервис записи на прием, и в дальнейшем услуга предоставлялась уже через него.

В марте 2016 года вместе с открытием перинатального центра была запущена его база данных, созданы электронные медицинские карты стационарных пациентов и начали применяться электронные талоны.

К 2020 г. с помощью МИС «Infomed» в нашей медорганизации были автоматизированы практически все бизнес-процессы. Однако появление таких новых требований к МИС, как облачная структура, переход на отечественное программное обеспечение и, главное, — федеральной подсистемы ЕГИСЗ «Реестр электронных медицинских документов» (РЭМД) вызвало необходимость внесения в него структурированных электронных медицинских документов (СЭМД). Эти нововведения обусловили переход на региональную информационную систему.

В ноябре 2020 года мы начали внедрение «ЕЦП.МИС» и стали таким образом одной из первых больниц в округе, которая вошла в пилотный проект региона по внедрению МИС, основанной на решении ООО «РТ МИС». На тот момент система эксплуатировалась в тестовой режиме и имела ряд существенных недостатков, которые впоследствии исправлялись.

Бизнес-процессы, представленные в МИС на базовом уровне, прошли серьезную проработку в нашей больнице.

Максим Зинин

Главный врач ГБУЗ ЯНАО «Ноябрьская ЦГБ»

Как вы вошли в «пилот», какой результат получили?

Максим Зинин: Предложение о пилотировании проекта в нашей медорганизации поступило от регионального МИАЦ, и мы с готовностью поддержали его. В течение 2021 года специалисты ИT-службы и отдела кадров больницы прошли обучение, проводимое учебным центром «РТ МИС». Тогда была подготовлена и лаборатория для работы в новой системе, запущены основные бизнес-процессы. С 2022 года все службы больницы функционируют на базе «ЕЦП.МИС».

Бизнес-процессы, представленные в МИС на базовом уровне, прошли серьезную проработку в нашей больнице. При этом нами двигала сильная мотивация: мы ставили цель перейти с привычной системы на новую, когда не хватало того, что было в старой. Сегодня нам предлагают доработки, исходя из возникающих потребностей, поэтому развитие системы продолжается.

Как выстраивалась работа с коллективом?

Максим Зинин: Конечно, не все наши врачи были в восторге от внедрения новой системы, они привыкли работать в «Infomed». Постепенно ситуация менялась. Мы двигались в этом направлении медленно, поэтапно: сначала доносили информацию до профильных заместителей, а они в свою очередь скрупулезно объясняли врачам. Всем говорили, что нужно пройти этот сложный путь, потом станет легче. Для оказания технической поддержки за каждым отделением были закреплены свои специалисты-кураторы. Спустя некоторое время, врачи отметили, что история с «ЕЦП.МИС» стала понятной. Сегодня в ней работают 2,1 тыс. пользователей нашей медорганизации.

Каких результатов удалось достичь больнице при использовании единой МИС в регионе?

Максим Зинин: При переходе на единую облачную МИС история болезни пациента стала доступна врачам всех больниц в округе. Это позволяет проследить всю историю обращений пациента, результаты его исследований, независимо от лечебного учреждения, где ему оказывалась помощь.

Единая МИС в округе дает огромные возможности по обмену опытом между медицинскими организациями в плане уже внедренных бизнес-процессов, а также при разработке единых подходов для решения общих задач. Кроме того, единая МИС позволяет региону эффективно выполнять показатели ЕЦК.

Сколько ИТ-специалистов у вас работает? Сколько отделов функционирует по направлению?

Татьяна Сиротина: В структуре ИТ-службы больницы — три отдела, у каждого из них — своя зона ответственности, что позволяет эффективно поддерживать и оптимизировать информационные системы и программные продукты. Все отделы подчиняются главному аналитику. Всего трудится 29 специалистов.

Информационно-аналитический отдел отвечает за поддержку программных продуктов. В зоне ответственности команды инженеров и техников отдела техобслуживания — настройка и поддержка серверного оборудования и операционных систем. Деятельность отдела информационной безопасности направлена на предотвращение утечки защищаемой информации, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию.

У вас — большая сильная команда, нестандартные подходы в реализации проектов. Вы делитесь своими наработками с другими?

Татьяна Сиротина: Да, мы активно демонстрируем свой опыт. Например, на деловой секции в рамках межрегионального форума «Арктика-2024. Здоровая цифровизация», который пройдет в Салехарде с 8 по 10 августа, мы планируем показать автоматизированные бизнес-процессы в стационаре, а именно: палатную структуру, ведение историй болезни, журнал актов контроля качества, планирование госпитализации. Речь также пойдет об организации ТМК в формате «врач-врач» и об использовании мобильных устройств при работе с «ЕЦП.МИС».

Реорганизация центра ТМК позволила проводить все экстренные и плановые консультации вовремя, без пропусков.

Татьяна Сиротина

главный аналитик ГБУЗ ЯНАО «Ноябрьская ЦГБ»

Расскажите об этих цифровых проектах немного подробнее. Как вы начали их реализовывать?

Татьяна Сиротина: В частности, бизнес-процесс планирования госпитализации был разработан в целях оптимизация работы отделений круглосуточного и дневного стационаров для повышения доступности плановой госпитализации и 100% освоения финансовых средств при выходе из COVID-19. Он предусматривает ведение палатной структуры и структуры коечного фонда, ведение расписания на плановую госпитализацию, а также для хирургических отделений ведение расписания для осмотра перед госпитализацией. Реализация данного проекта предоставила руководителю возможность контролировать заполненность отделения в режиме 24/7, а также контролировать электронный документооборот на любом этапе. Это позволяет экономить ресурсы приемного отделения. Пациенты оформляются в профильном отделении без очереди, без печати направления и результатов анализов на бумаге, для госпитализации нужен только паспорт и полис ОМС.

Максим Зинин: Реализуемый в больнице проект реорганизации центра телемедицинских консультаций предполагает разделение потока ТМК на плановые и экстренные, а также организацию многоуровнего контроля каждого из потоков. В рамках этого проекта создан центр экстренных и неотложных ТМК, его сотрудники осуществляют круглосуточный мониторинг таких консультаций, в течение двух часов готовят ответ врачам медицинских организаций, от которых был направлен запрос. На плановые консультации пациентов записывают в соответствии с расписанием ТМК направляющие медорганизации. Использование планшетов позволяет врачу провести ТМК, заявка на которую пришла вне рабочего времени, например, из дома.

Татьяна Сиротина: Другой проект по автоматизации в «ЕЦП.МИС» — создание и ведение журнала контроля качества и безопасности медицинской деятельности. В рамках процессов контроля отделение экспертизы качества медпомощи, отделение инфекционной безопасности создают в «ЕЦП.МИС» акт контроля качества с указанием выявленных недостатков и даты проверки. В этом акте отделение, подлежавшее проверке, отмечает факт исправления выявленных несоответствий. Проект помог организовать хранение результатов контрольных проверок с предоставлением удобного доступа к ним руководителям разного уровня и сократить бумажный документооборот между подразделениями больницы. Детальнее об этих и других наработках расскажем на форуме.

Что посоветуете коллегам при внедрении МИС в медицинской организации?

Татьяна Сиротина: Не ждать чуда со стороны. Нужно самим проработать бизнес-процессы МО, встраивать их в систему и продумывать при этом каждый шаг. Всё — в руках руководителей каждой конкретной медорганизации и сформированной команды единомышленников. Самое главное — обеспечить качественную техническую поддержку от разработчика.

Максим Зинин: Успешное внедрение МИС в регионе обуславливается личной заинтересованностью руководителей департамента здравоохранения, МИАЦ и главных врачей. Положительные результаты основываются и на глубокой заинтересованности всей команды медорганизации, где происходит внедрение МИС. Очень важно усиливать и своевременно расширять ИТ-службу региона в целом и ИТ-отделов каждой МО в частности, чтобы специалисты успевали своевременно компетентно решать возросшее количество технологических задач.